ईमेल को अधिक उत्पादक और कम तनावपूर्ण कैसे बनाएं

ईमेल एक निर्विवाद रूप से उपयोगी संचार उपकरण है, लेकिन जब अनुचित तरीके से उपयोग किया जाता है, तो यह एक समय-चूसने वाला, ध्यान-चोरी करने वाला, हमेशा तनाव पैदा करने वाले के रूप में बदल सकता है जो एक लाभ से अधिक बोझ है। यदि आप अपने आप को हर दिन अपने इनबॉक्स से डरते हुए पाते हैं, तो प्रो तकनीकों की इस सूची को देखें जो आपको स्क्रिप्ट को फ़्लिप करने और ईमेल को उत्पादकता टूल में बदलने में मदद कर सकती है।

अपने ऑफ-आवर्स सेट करें (और प्रसारित करें)

अपने जीवन के गैर-कार्य घंटों में ईमेल को रेंगने से रोकने के लिए, ऑफ-घंटे स्थापित करना एक अच्छा विचार है – न केवल मानसिक रूप से दिन के कुछ निश्चित समय के दौरान ईमेल की जांच न करने के लिए, या यहां तक ​​​​कि परेशान न करें सेटिंग्स को चालू करके भी। ईमेल सूचनाओं को ब्लॉक करने के लिए (जो कि एक अच्छा विचार भी है), लेकिन काम के घंटों के बाद अपने आउट-ऑफ-ऑफिस उत्तर को किक करने के लिए सेट करके। यह उम्मीदों को प्रबंधित करने में मदद करता है और आपके सहकर्मियों के साथ सीमाएं स्थापित करने में मदद करेगा, लेकिन अगर कुछ जरूरी बात सामने आती है तो संचार को पूरी तरह से अवरुद्ध किए बिना।

यदि आप दिन के सभी घंटों में ईमेल की जाँच करने के आदी हैं, तो यह पहली बार में थोड़ा परेशान करने वाला हो सकता है, लेकिन समय के साथ, आप पाएंगे कि दिन के विशिष्ट घंटों के दौरान ईमेल की जाँच करना आपको अधिक केंद्रित और कुशल होने के लिए प्रोत्साहित करता है। जिस समय आपने ब्लॉक कर दिया है।

ताल पर नियंत्रण रखें

Mac के लिए मेल एप्लिकेशन में सेटिंग मेनू का स्क्रीनशॉट

ऑफ-आवर्स के दौरान अपने ईमेल की जांच न करने के समान, पूरे दिन लगातार अपने इनबॉक्स की जांच करना भी आदर्श नहीं है। ईमेल का उपयोग रीयल-टाइम चैट एप्लिकेशन के रूप में नहीं किया जाना चाहिए – यही स्लैक और माइक्रोसॉफ्ट टीम्स के लिए है। इसलिए, यदि आपके लिए तुरंत ईमेल प्राप्त करना महत्वपूर्ण नहीं है, तो अपनी इनबॉक्स सेटिंग्स को समायोजित करना बुद्धिमानी हो सकती है ताकि नए संदेश केवल पूर्व निर्धारित समय पर ही आएं। इन दिनों अधिकांश लोकप्रिय ईमेल क्लाइंट आपको यह अनुकूलित करने की अनुमति देते हैं कि आपका इनबॉक्स कितनी बार नए संदेश प्राप्त करता है, और आवृत्ति को डायल करना आपकी उत्पादकता के लिए अद्भुत काम कर सकता है। ईमेल को कम विचलित करने के अलावा, रणनीतिक रूप से ताल निर्धारित करने से आप ईमेल पत्राचार के लिए अपने शेड्यूल के हिस्सों को अधिक प्रभावी ढंग से ब्लॉक कर सकते हैं।

यहां बताया गया है कि यह मैक के लिए आउटलुक और मेल के लिए कैसे किया जाता है।

सूचियों से आक्रामक रूप से सदस्यता समाप्त करें

मेलिंग सूचियों से अवांछित, अप्रासंगिक ईमेल जीवन का एक कष्टप्रद तथ्य है, लेकिन यदि आपका उनसे निपटने का तरीका केवल डिलीट बटन को हिट करना है, तो आप अपने आप को एक नुकसान कर रहे हैं। इन संदेशों को केवल हटाने के बजाय, मेलिंग सूची से पूरी तरह से सदस्यता समाप्त करने के लिए कुछ अतिरिक्त सेकंड लेना उचित है। इसमें थोड़ा अधिक समय लगता है, लेकिन वे अतिरिक्त क्लिक भविष्य में आपके इनबॉक्स को बंद करने वाले अवांछित ईमेल की बढ़ती संख्या को हटाने की परेशानी से बचाते हुए दस गुना भुगतान करेंगे।

कुछ आधुनिक ईमेल क्लाइंट आपके लिए इस प्रक्रिया को आसान बनाते हैं, और मेलिंग सूची संदेशों का स्वतः पता लगा लेंगे और एक आसान-से-खोज सदस्यता समाप्त बटन की पेशकश करेंगे। लेकिन भले ही आपके ईमेल क्लाइंट में यह सुविधा न हो, फिर भी यह संदेश के नीचे स्क्रॉल करने और सदस्यता समाप्त लिंक को मैन्युअल रूप से खोजने के लायक है। यदि अन्य सभी विफल हो जाते हैं और कोई सदस्यता समाप्त लिंक नहीं है, तो यह अक्सर एक संक्षिप्त उत्तर ईमेल भेजने के लायक होता है जो स्पष्ट रूप से प्रेषक से “कृपया मुझे अपनी सूची से हटा दें” के लिए कहता है।

स्वत: पूर्ण करने वाले का उपयोग करें

Gmail के स्मार्ट कंपोज़ फ़ंक्शन को प्रदर्शित करने वाला स्क्रीनशॉट screenshot

स्वत: पूर्ण सुझाव (जैसे जीमेल का स्मार्ट कंपोज़) यकीनन सबसे अच्छी सुविधाओं में से एक है जिसे हाल की मेमोरी में ईमेल सॉफ़्टवेयर में जोड़ा गया है। यदि आप परिचित नहीं हैं, तो वे मूल रूप से आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले सामान्य शब्दों और वाक्यों की भविष्यवाणी करके काम करते हैं, फिर उन्हें उन सुझावों के रूप में प्रस्तुत करते हैं जिन्हें आप एक कीस्ट्रोक के साथ दर्ज कर सकते हैं। अच्छे लोग आपकी लेखन शैली को जितना अधिक उपयोग करते हैं, सीखते हैं, और समय के साथ लगभग सटीक रूप से सटीक हो सकते हैं।

पूरी तरह से ईमानदार होने के लिए, स्वत: पूर्ण सुझावों से आपको प्रति सप्ताह कुछ अतिरिक्त मिनटों से अधिक बचत करने की संभावना नहीं है, लेकिन वे एक ईमेल लिखने के लिए आवश्यक मानसिक प्रयास को कम करने के लिए अद्भुत काम कर सकते हैं – खासकर यदि आप सही खोजने के लिए संघर्ष कर रहे हैं कुछ कहने का तरीका। सुझाव चीजों को छोटा और मीठा रखने के लिए एक सहायक अनुस्मारक के रूप में भी काम कर सकते हैं।

जानें कि ईमेल कब छोड़ें और फ़ोन कब उठाएं

सबसे अच्छे ईमेल कौशलों में से एक जिसे आप संभवतः विकसित कर सकते हैं, यह पहचानने की क्षमता है कि ईमेल कब है – और इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि जब यह नहीं है – किसी दिए गए स्थिति में उपयोग करने के लिए आदर्श संचार विधि। कई उदाहरणों में, ईमेल बेहतर है क्योंकि यह एसिंक्रोनस है, अधिक विचारशील उत्तरों की अनुमति देता है, और यह एक पेपर निशान छोड़ देता है – इसे कुछ प्रकार के संदेशों के लिए बहुत अच्छा बनाता है। लेकिन कम औपचारिक बातचीत के लिए, ईमेल संचार के लिए सबसे अच्छा स्थान नहीं हो सकता है। जब भी आपके संचार को आवश्यक रूप से लॉग इन करने की आवश्यकता नहीं होती है, तो एक संक्षिप्त स्लैक संदेश को फायर करना, या यहां तक ​​​​कि फोन उठाना अक्सर तेज और अधिक प्रभावी होता है। कुछ कार्य स्थितियों में लोगों को कॉल करना कभी-कभी परेशान होता है, लेकिन जब रणनीतिक रूप से उपयोग किया जाता है, तो लाभ (अतिरिक्त गति, स्पष्टता, और जानकारी देने के लिए स्वर और परिवर्तन का उपयोग करने की क्षमता) लागत से अधिक हो जाती है।

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